老板把IT投资当费用还是投资？

    1876年贝尔发明了电话机，在1981年，我们国家把电话分配制度改成个人自己购买制度，在20世纪末，电话广泛地在各个企业应用。这个过程花了100多年。

    网络是在20世纪60年代末开始发展起来的，1994年我们国家加入了互联网。在2005年，我们的上网人数达到了1.11亿，上网的企业已经超过了100万家。相关的IT采购超过1000亿。这个过程花了40年左右。

    电话机、IT都是企业必然需要的两样工具，但是改变的范围并不一样。电话机只是改变了企业对外的沟通效率，IT却能改变企业的方方面面，所以导致广泛应用的速度差别很大。

    电话的购买，在财务上，因为金额少于2000元，我们作为费用来计算。而我们的电脑、软件采购在财务上都当作固定资产，按年分期折旧。这是根据金额大小来定了。在企业里面，企业的投入可以以另外角度来进行分类：一种是我们投入了费用，老板在费用的执行中只要作好决策，就会有明显的收入，比如市场费用、投资厂房等等，费用或者成本增加的同时，收入也增加；还有一种是投入了费用，老板在投入的执行中不仅要做好决策，还要亲历亲为进行执行，才能够降低成本，提高收入，比如我们本文讨论的IT产品和服务。IT产品和服务相对于企业的投入来说，门槛并不是很高，企业投入几千、几万、十几万对大部分企业来说是能够承受的，因为老板一辆车就远不值这个钱。但老板们是一直有顾虑的：信息化到底是什么，如何带来回报？

    如今用“如履薄冰”、“竞争惨烈”的词汇来形容现在的生意场一点也不过分。每天都有新的公司因经济放缓造成的预算压力而不得不宣布裁员、库存居高不下，购买行为虽然增长但竞争者更多，各种商品正面临降价地压力。与此同时，任何一本商业杂志和大多数市场分析家都喋喋不休：中国要把大国变成强国。

    这是没错的。根据2005年的有关报告，从劳动生产率来看，中国制造业的劳动生产率每人每年3.8万元，与全球制造业最好的国家日本相比，中国是日本的4%。也是就25个人的工作相当于日本一个人的工作。在能耗方面，中国每创造1美元的GNP，其能耗相当于德国的4.97倍，日本的4.43倩，英国的2.97倍，美国的2.1倍，印度的1.65倍。区别在于科技化的程度远远的超过我们。企业把科技和企业结合，才能够实现核心能力的突破。

    我们理解，信息化就是就是传统人管人的模式，变成人通过系统设定的规范和标准再管人的模式。这样的好处是，通过预先设定的流程和制度能够使每个人岗位职责清楚，成本降低、效率提高。

    计算投入回报的关键点

    老板们并不是不愿花钱，而是当你告诉他一件事情，投入500元，回报有5万元的时候，老板肯定愿意做。关键是能否告诉老板这么一个回报公式。

    IT投入回报ROI是一个经典的会计价值概念，简单地说，就是你花了这笔投资能赚回多少钱。它通常用投资返还百分率来衡量高低。计算上是通常以纯收入除以原始投资。即ROI＝收入/投入。IT投入无疑应该遵循ROI原则，不见IT投入回报就不要下手。

    然而，在企业IT投入和应用的多数情况之下，ROI的评价和计算却并不简单和直观。IT部门，或者IT项目在企业中不是一个生产单位。企业各生产单位利用IT系统出产品，搞销售，但IT部门本身不赚钱，没有财务业绩。IT无疑能推动行业和企业的经济发展，这是公认的结论，但迄今为止，企业应用IT的最大优势和受益点多在一些软性的非财务数据指标上。比如，提高劳动生产率，提高客户服务满意度等。这类软性指标很容易被误解为“IT投入无回报”。为此，老板和经理人如何从IT受益者中发现关键指标的提升是一个挑战。

    IT投入回报ROI评估的基础是企业对IT的需求。怎么样分析企业自身对IT的需求，对于大公司来说，有专门的职业经理人负责，而绝大部分中小企业是缺乏这样既懂业务又懂IT的人才，老板承担了这样的权利和责任。

    我们讲，企业有几种情况：一种是企业有问题不知道；另一种是企业知道有问题，不知道是哪儿有问题；第三种企业知道哪儿有问题，但解决不了。中小企业第二、三种状态比较多，所以我们接触到很多的老板就会下意识的去了解信息化技术对于企业发展的推动作用。

    要进行ROI评估，需要明确各部门的需求和企业整体的需求，这方面才能有的放矢的进行评估。当然，很多中小企业老板在进行投资IT的时候，并不清楚自己的全部需求，因此初期，价格适中同时能够解决老板核心需求的的信息化软件或者服务，对于老板来说，将是很重要的。

    对于ROI评估，在不少情况下会出现一些局部结果，比如这岗位可以节约几分钟时间，那个流程的运行时间也缩短。It负责人或者老板需要有宏观视野，把局部和点滴的节约汇集起来。

    寻找IT投入回报ROI论据的另一个策略是省钱。省钱虽然并不能直观将ROI做高，但通过IT投入为企业省了钱，却属于重要的IT投入回报。比如原有库存周转多少，投入IT成本多少，新的库存周转是多少。两者一比较，经济效益就一清二楚。因此省钱是评估投入回报的重要因素。

    因为IT投入，企业商务操作效率得到提高，但要直接直观证明出IT投入回报ROI却是比较困难的。尤其是一些效率的提高，这类情况是企业评估很头痛的事，但是，很难有什么硬经济指标衡量IT投入可以贡献些什么。然而，从长远看，提高企业操作效率的确将有利于企业的业务发展。

    因此，评估企业IT投入回报，ROI是基础性原则，但判断IT投入对企业的收益，最终要落实到IT投入对企业所产生的全面商务价值。ROI能够提供IT投入的基本数据，既使是效率和满意度这类软性指标也需要有定量的评估和检查参数，因为如果你不能监测IT，你最终也不能管理IT。最后还要指出一点，IT项目上马全过程，从立项，项目实施，到交付应用，需要基于数据的评估和管理，但是，成功的IT投入和项目可能并不在于数据的成功。

    怎样评估ROI报告？

    目前，在IT推销活动中，ROI已经成为IT厂家的销售工具。许多厂家将为客户进行ROI计算，并推荐行业类似ROI报告。当你阅读报告时，请务必注意：

1. 可信度。采用的方法是否可信
2. 数据可靠。数据上是否存在问题
3. ROI复算。利用厂家的ROI计算工具复算你自己的情况，比较结论。

采购需知

在采购任何IT产品和服务之前，请认真考虑以下问题：
1. 投入对你的商务有什么帮助？
2. 该技术、产品和服务对你的客户，员工和商务伙伴有什么影响？
3. 该技术、产品和服务对你的整个商务操作有什么影响？
4. 你投入的近期和远期目标是什么？
5. 该技术、产品和服务对你的商务发展有什么影响？
6. 该选择是不是恰当的解决方案，或者你将为此改变自己原有商务操作？
7. 其它行业或企业从类似的采购和应用案例中获得了什么收益？
8. 交易中有没有什么隐性费用，比如额外的安装、维护和支持费用？
9. 订单价格是否在自己预算范围之内？

ROI商务价值要点
1. 提高劳动生产率。一些简单的IT投入可以显著改进企业的工作效率。如果你过去使用传真、电话，或者电子邮件进行商务协作，处理订单，那么上一套文档管理系统，在线接单就比传统方式优化得多。
2. 省钱。
3. 增加客户的满意度。IT能够让中小企业花不多的投入，提高企业的客户满意度。
4. 优化内外沟通交流。很多情况下，沟通的效率和决策的准确度低下不在于双方的观点，而在于双方的论据。
5. 省时。常言道，一寸光阴一寸金。如果你对IT投入，能帮助你的企业事半功倍，你的生意将越做越好。
6. 购买RuneCRM的投入回报？

    根据以上的分析，我们来模拟一下企业采购RuneCRM的ROI。

    首先，我们来看某个做直接客户的企业现在的销售情况：

    （1） 销售人员的工作现状

    10个销售人员，一个月平均发展两个新客户，同时平均手上有10个老客户。每个月成交4单，每单利润5000元。

    （2） 由于销售人员变动导致客户的流失比较严重。

    10个销售人员，平均每2个月流失1名，客户基本上流失50%，老客户一年2单。

    （3） 数据分析报表工作需要一个助理来做

    （4） 新产品和新服务传达不到老客户那儿

    我们来分析一下RuneCRM使用的投入回报：

    回报：

    （1） 销售人员在发掘新客户方面，由于日常工作的监督，平均一个月增加10%新客户，一年增加24个新客户。

    一年增加利润：24个订单*5000=120000元

    （2） 每个项目的准确性和及时跟踪由于有了销售经理的准确指导，成单概率也有了5%的提高。

    一年增加利润：4订单/月*10个人*5%*12个月*5000=120000元

    （3） 由于RuneCRM记录客户全部沟通信息，销售人员变动不再有很大的影响，客户流失率降低到30%

    一年节省成本：5个流失销售人员*10个老客户/个*2个订单/老客户*（50%-30%）流失率*5000=50*2*20%*5000=100000元

    （4） 省时、提高客户满意度

    由于效率的提高，内部沟通也加快，决策也将加快。

    另外，由于群发邮件、群发短信的开通，客户的满意度将会进一步提高，从而会进一步提高客户的重复购买。这还没有进一步量化计算。

    初步回报是：120000+120000+100000=340000元

    投入：7000元左右。 投入回报率为340000/7000=50倍左右

    以上回报是相当惊人的，但也有另外一个前提，即作为老板和销售负责人除了应用RuneCRM，还要有相应的辅助手段来协助监督和提高销售人员的工作效率和成单命中率。RuneCRM实际上是提供了一个实时的数据管理和监督平台，关键还在于人能否真正来落实和提升管理水平。

    德鲁克曾经说过：“企业家的职责不是逃避风险，而是在有限的风险下，获取更多的机会”。对于IT技术来说，企业家就是面临类似的选择。

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